비즈니스 이메일 작성법, 주제와 서두 쓰기

1. 주제를 효과적으로 작성하는 방법

1) 최대한 구체적(Specific)으로 BUT 짧게 (Keep it short) 작성하기! 

•  Business Trip => Dr Lee's buisness trip to Paris on Feb.2 (누가, 언제, 어디서, 무엇을)
•  Meeting => 3/30 Meeting Agenda 
•  Your product order has arrived => PO #17283: Arrival (product number을 기재하는 것이 좋음)

 

 

2) 최대한 눈에 띄게 (noticeable), 긴급한 메일이나 중요 메일은 제목에 표기하기

• CryptoLocker Virus => CryptoLocker Virus <URGENT>
• Respond pleas => Respond by Sep.2 

 

 

3) 한 통의 메일에는 하나의 제목만 (single content, single subject)

• Request for Product X: Product Information / Estimate / Shipment =>
  • Product X: Request for Information
  • Product X: Estimate
  • Product X: Shipment

 

2. 서두 쓰는 방법

1) 처음 보내는 메일

• 수신인을 모를 때
  • Dear Sir or Madam or Dear Sir/Madam
  • To Whom It May Concern
  • 단체에게 보낼 때 => Dear Friends / Dear Colleagues / Deal Project Team / Dear All

 

• 상대에게 존칭을 붙일 때
  • John Chang: Dear Mr. John (X) => Dear Mr. Chang (성에 붙이기)
  • Amy Summers: Dear Miss. / Mrs. / Ms. (결혼 했는지 모를 때) Summers 

 

• 상대의 성별을 모를 때
  • Dear 이름 + 성 => Dear Alex Yao

 

• 친한 사이 일 때
  • Hi, Jennifer  / Hello Jennifer / Dear Jennifer (이름으로 부르기)

 

2) 간단히 자기 소개 하기

• 메일에서는 This is가 아니라, I am Jennifer Lee. / My name is Jennifer Lee. 
• I am a engineer at 회사명.
• I work at/for 회사명 as  a engineer.
• I am Jane Kim, a engineer at 회사명.

 

 

3) 짧은 인사말로 시작하기

• How's everything? I hope all is well.
• How's your project coming along? I hope it's going well for you.
• How's your day? I hope it is going great.
• How are you? I trust your week is off to a good start. (한 주를 시작할 때, 월요일에 쓰면 좋을 듯)
• Did you have a good weekend? (이것도 월요일에..!)

 

This is 는 일반적으로 전화상으로 자신을 소개할 때 사용하며, 

자신이 아는 사람을 제 3자에게 소개할 때 사용할 수 있다.  (Mr. Lee, this is Mike Ross, my coworker)

또한 한 번 이상 본 사람에게 자신을 상기 시킬 때 사용할 수 있다. 

(Hello, Jane. This is Mike. We met at the conference last week.)